Moderniser son intranet – défi 2 : ne pas oublier l’objectif de tout intranet, la productivité


Combien de projets intranet ont pu échouer en raison d’attentes mal gérées, d’une communication déficiente ou trop optimiste? À dire vrai, peu de projets d’intranets rencontrent réellement les succès attendus par leurs initiateurs!

Quelques petits conseils, que vous connaissez sans doute déjà mais hélas trop souvent oubliés.

Éviter de créer de trop grandes attentes : la promesse initiale n’est pas souvent respectée

Un des risques majeurs, et quel que soit le projet, est de créer de fausses attentes. Soyez réaliste dans vos objectifs en tenant compte de l’expertise sur le terrain, les contraintes budgétaires, technologiques et administratives. Considérer que livrer la marchandise en deçà des attentes créées va générer un sentiment de déception tel que très vite les employés verront les solutions déployées avec un œil négatif. La première impression peu être bénéfique comme fatidique!

Il est donc important de bien connaitre ses capacités, de communiquer adéquatement les objectifs visés et les risques à surmonter.

Les plus grand reproches constatés sont que l’intranet tant promis n’est en réalité qu’un outil de communication descendant et unilatéral, déserté par les utilisateurs, et en aucun cas un outil de travail.

Pour collaborer, il faut rapprocher intranet des outils métier

Pour rejoindre les objectifs premiers d’un intranet, soit d’être un outil de travail, il faut incorporer des fonctionnalités en lien avec les fonctions de l’entreprise, ses activités et sa mission. Quelque soit votre activité, l’objectif de l’intranet est de faciliter les tâches des employés en leur fournissant les outils adéquats selon leurs besoins, la documentation pertinente et l’accès à l’expertise. En d’autres mots : donner tous les ingrédients pour une meilleure productivité.
Mais comprenez cependant que même tous ces ingrédients ne couvrent que la moitié du chemin de la réussite de votre intranet.
Être efficace, collaborer, partager  ne s’opèrent pas dans le vide, mais, au contraire, autour de besoins spécifiques, qui sont structurés et disponibles ailleurs. C’est à dire que l’intranet d’aujourd’hui doit s’inspirer de ce qui se passe dans l’environnement direct de l’entreprise, être capable d’intégrer le savoir-faire disséminé ci et là par autant d’intervenants que d’informations disponible. Et pas toujours structurées. Vos collaborateurs auront toujours besoin d’aller voir ailleurs pour se rapprocher du cœur de leurs activités.
Il est donc essentiel d’aller plus loin dans la vision de son intranet – je dirais plus précisément de ses outils intranet – pour rendre les outils métier utilisables depuis l’intranet.
Votre intranet doit être ouvert sur le monde de votre entreprise, non pas fermé sur ce même monde!

Petit guide : http://fr.slideshare.net/yannsadok/waq-2013-reussir-la-mise-en-place-dun-intranet-yann-sadok

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