Intégrer des outils collaboratifs dans une organisation gouvernementale… pas toujours si facile!


J’ai eu la chance ces deux derniers mois de devoir intervenir dans une organisation gouvernementale de grande envergure au Québec pour étudier les moyens et outils à mettre en place pour emmener l’organisation dans le collaboratif. Pas vraiment une mince affaire!

Je pense que je vais écrire une série d’articles sur ces défis à  relever et cette expérience…

En effet, cette organisation n’a pas la culture, n’a pas la gouvernance du web, est présente sur l’ensemble du territoire québécois et souvent dans les contrées plutôt éloignées, et offre des moyens de communication peu unifiés à son personnel.

  • 1/3 des employés sont dans des postes administratifs alors que le reste est dans des postes opérationnels.
  • Des contraintes de sécurité hors norme et des niveaux de confidentialité allant du « public » au « top secret ».
  • Des projets informatiques d’envergure en cours en raison de fin de licences, fin de vie de matériels et abandon du support client par des éditeurs sur des produits informatiques, tels que Microsoft.
  • Une gouvernance peu présentes au niveau Web et collaboratif
  • Des outils  désuets pour la gestion du Web.

De quoi intéresser un consultant comme moi! 🙂

Je suis donc intervenu durant plusieurs semaines au niveau de la  DRI et des grandes fonctions de l’organisation pour évaluer les besoins, impacts et outils qui pourraient répondre aux-dits besoins, considérant les environnements technologiques en place, l’expertise interne et les coûts financiers que cela représenteraient.

Plus de 12 solutions du marché ont été passées au crible sur la base de plus de 80 critères, 5 de types propriétaires et 7 open source licences entreprises pour la plupart.

Il n’a pas été si évident de faire des recommandations de logiciels adéquats, même si parfois la logique nous aurait emmené assez facilement vers certaines solutions, mais nous avons décidé de relever le défi en proposant une solution open source accompagnée d’une méthode d’implantation qui sort de l’ordinaire.

Pourquoi une organisation gouvernementale  aussi grande soit-elle, devrait toujours aller chercher toutes les expertises à l’externe, quand une partie de son expertise peut être développée à l’interne moyennant une adéquation entre les plans de formation et les solutions envisagées?!

Il suffit de mettre en place les bons mécanismes, d’identifier les moyens d’auto formation, les impacts et risques et de montrer que plutôt dépenser des millions de dollars, parfois cela vaut le coup de modifier ses façons de faire : devenir plus agile, plus flexible et s’adapter aisément aux contextes technologiques et à sa mobilité  grandissante afin de pouvoir rester le plus performant possible.

Notre approche a été de le démontrer…

Gageons que ces conseils porteront leurs fruits et permettront de servir d’exemple.

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2 réflexions sur « Intégrer des outils collaboratifs dans une organisation gouvernementale… pas toujours si facile! »

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