Moderniser son intranet – défi 1 : un porteur au top de l’organisation!

Quand il s’agit de repenser l’environnement intranet d’une organisation, il n’est pas rare de se heurter à de nombreux murs… humains, technologiques et financiers notamment.

Un intranet c’est en principe l’ensemble des outils mis à la disposition des employés pour accomplir leurs tâches. À date l’intranet était souvent un site Web informationnel interne, permettant d’avoir des liens rapides vers des outils spécifiques, du plus simple – le bottin des employés par ex. – aux plus compliqués – systèmes de mission, systèmes opérationnels, etc. Il ne s,agissait pas d’offrir une intégration des outils variés mis à la disposition des employés et gestionnaires.

Aujourd’hui, l’intranet devient l’écosystème informationnel de l’organisation, offrant autant des outils d’informations de l’entreprise, de ses partenaires ou de ses clients, que des outils opérationnels, des outils collaboratifs : on y inclue le site intranet informationnel, les espaces de collaborations, les espaces personnels (profils enrichis, flux d’activités, blogues personnels, espaces de stockage, etc.), les outils de recherche globale, les systèmes interconnectés de gestion de documents, gestion des employés, payes, CRM, ERP, etc. selon la nature de l’entreprise.

Il s’agit d’avoir une vision globale de l’entreprise connectée et c’est à ce moment là que la panique souvent s’empare des gestionnaires, qui comprennent tout à coup que la refonte d’un intranet peut entrainement une révolution de l’organisation :

• des changements radicaux sur les façons de travailler,
• une vision totalement différente de la gouvernance d’entreprise,
• des besoins incontournables d’évolution technologique …

Le 1er défi est alors d’avoir un porteur du projet le plus haut placé possible dans l’organigramme, capable d’insuffler sa vision à l’ensemble des gestionnaires et des employés, capable de bien expliquer les objectifs visés et les contraintes auxquelles il faudrait faire face. Ce "parrain" devra avoir été préparé par des experts pour juger des enjeux, pouvoir les comprendre et les expliquer.

Intégrer des outils collaboratifs dans une organisation gouvernementale… pas toujours si facile!

J’ai eu la chance ces deux derniers mois de devoir intervenir dans une organisation gouvernementale de grande envergure au Québec pour étudier les moyens et outils à mettre en place pour emmener l’organisation dans le collaboratif. Pas vraiment une mince affaire!

Je pense que je vais écrire une série d’articles sur ces défis à  relever et cette expérience…

En effet, cette organisation n’a pas la culture, n’a pas la gouvernance du web, est présente sur l’ensemble du territoire québécois et souvent dans les contrées plutôt éloignées, et offre des moyens de communication peu unifiés à son personnel.

• 1/3 des employés sont dans des postes administratifs alors que le reste est dans des postes opérationnels.
• Des contraintes de sécurité hors norme et des niveaux de confidentialité allant du "public" au "top secret".
• Des projets informatiques d’envergure en cours en raison de fin de licences, fin de vie de matériels et abandon du support client par des éditeurs sur des produits informatiques, tels que Microsoft.
• Une gouvernance peu présentes au niveau Web et collaboratif
• Des outils  désuets pour la gestion du Web.

De quoi intéresser un consultant comme moi!

Je suis donc intervenu durant plusieurs semaines au niveau de la  DRI et des grandes fonctions de l’organisation pour évaluer les besoins, impacts et outils qui pourraient répondre aux-dits besoins, considérant les environnements technologiques en place, l’expertise interne et les coûts financiers que cela représenteraient.

Plus de 12 solutions du marché ont été passées au crible sur la base de plus de 80 critères, 5 de types propriétaires et 7 open source licences entreprises pour la plupart.

Il n’a pas été si évident de faire des recommandations de logiciels adéquats, même si parfois la logique nous aurait emmené assez facilement vers certaines solutions, mais nous avons décidé de relever le défi en proposant une solution open source accompagnée d’une méthode d’implantation qui sort de l’ordinaire.

Pourquoi une organisation gouvernementale  aussi grande soit-elle, devrait toujours aller chercher toutes les expertises à l’externe, quand une partie de son expertise peut être développée à l’interne moyennant une adéquation entre les plans de formation et les solutions envisagées?!

Il suffit de mettre en place les bons mécanismes, d’identifier les moyens d’auto formation, les impacts et risques et de montrer que plutôt dépenser des millions de dollars, parfois cela vaut le coup de modifier ses façons de faire : devenir plus agile, plus flexible et s’adapter aisément aux contextes technologiques et à sa mobilité  grandissante afin de pouvoir rester le plus performant possible.

Notre approche a été de le démontrer…

Gageons que ces conseils porteront leurs fruits et permettront de servir d’exemple.

Ma participation au Web à Québec comme présentateur.

J’ai eu la chance et l’honneur de figurer parmi les conférenciers de la 3ème édition du Web à Québec cette année. Un grand merci aux organisateurs, partenaires et bénévoles pour ces 3 jours intenses qui nous ont été offerts.

J’avais choisi de parler – 30 min. et c’est court! – des points clés pour mettre en place un intranet collaboratif, en 2013, dans les organisations, quelque soit leur taille. De gros défis, des approches peu évidentes et souvent des contraintes techniques mais surtout humaines qui complexifient ces mises en place d’outils collaboratifs.

Si vous n’avez pu y assister, voici un document de synthèse qui soulèvent les principaux défis et proposent des approches pour tenter d’y parvenir : http://fr.slideshare.net/yannsadok/waq-2013-reussir-la-mise-en-place-dun-intranet-yann-sadok

Mais n’oublions pas que quelques soient les moyens et outils privilégiés, avant même d’apporter la technologie pour soutenir la collaboration, le point crucial est d’intégrer dans les habitudes des utilisateurs le principe de collaboration : une salle de réunion, un feuille de papier, des crayons, des thèmes de discussion et une expérience de discussions sont souvent les premiers piliers d’une bonne collaboration!